順番が回ってきて、今年は町内会やPTAの役員に。夏祭りの案内、回覧板、子ども会のおたより……こういう「みんなに配る文章」を、ゼロから書くのは意外と気が重いものです。結論から言うと、伝えたい中身（日時・場所・持ち物など）を箇条書きでAIに渡すと、体裁の整ったお知らせ文の下書きがすぐ作れます。この記事では、ChatGPT や Claude を使って、角が立たず読みやすいお知らせ文を作る手順を、夏の場面に合わせた文例つきで紹介します。
<!-- FIGURE: 記事全体のアイキャッチ（メモ書き→AI→整ったお知らせ文の流れ） -->お知らせ文づくりでAIが得意なこと・苦手なこと
先に線引きをしておきます。AIに任せていいところと、自分で確かめるところを分けるのがコツです。
- AIが得意：文章の型づくり、堅すぎる／砕けすぎる言い回しの調整、抜けている項目の指摘、やわらかい締めの言葉
- 自分で確かめる：日時・場所・金額・連絡先などの事実、地域や団体の慣習、個人名や住所
お知らせ文で怖いのは、日時や場所の間違いです。AIは文章を整えるのは上手ですが、あなたの町の正しい情報は知りません。だから「事実は自分が入れる／整えるのはAI」という役割分担で使います。
手順1：伝えたい中身を箇条書きにする
きれいな文章にする必要はありません。メモ書きで十分です。次の項目をそろえると、AIが過不足なくまとめてくれます。
- 何のお知らせか（例：夏祭りの開催）
- 日時（雨天時はどうするかも）
- 場所
- 対象（どなた向けか）
- 持ち物・服装・参加費
- 申し込みの要否と締め切り、連絡先
- ひとこと添えたい気持ち（例：ぜひ気軽に、無理のない範囲で）
手順2：お知らせ文を作らせるコピペプロンプト
次のプロンプトの箇条書き部分を、自分の情報に置き換えて使ってください。
あなたは地域のお知らせ文を書くのが得意なアシスタントです。
以下の内容を、回覧板で配る「夏祭りのお知らせ」にまとめてください。
# 条件
- 読み手：町内のご家庭（お年寄りから子どもまで）
- トーン：ていねいすぎず、堅すぎず。親しみやすく
- 長さ：A4半分に収まる程度
- 最初に日時・場所がひと目で分かるように
- 押しつけがましくせず「ご都合がつけば」の姿勢で
- 最後に、担当者への連絡先の書き方の枠を残す
# 内容
- 第○○町内会 夏祭り
- 8月○日（土）17時〜20時／雨天時は翌日順延
- ○○公園 広場
- 対象：どなたでも
- 出店：焼きそば、かき氷、ヨーヨーつり など
- 参加費：無料（飲食は各自）
- 持ち物：うちわ、飲み物
- 連絡先：（あとで自分で入れる）
出てきた下書きは、日時・場所・連絡先を必ず自分で見直します。特に「8月○日」の○や曜日は、AIがそれっぽく埋めてしまうことがあるので、実際のカレンダーと突き合わせます。
手順3：トーンを地域に合わせて整える
同じ内容でも、団体や地域によってちょうどいい距離感は違います。出てきた文が固ければ、こう頼みます。
もう少しやわらかく、ご近所さんに話しかけるような口調にしてください。
ただし、なれなれしくはならないように。
逆に、砕けすぎていると感じたら「もう少しあらたまった言い方に」と戻します。実際に子ども会のおたよりで試したときは、初稿が少しよそよそしかったので「子どもも読むので、漢字にはふりがなを想定してやさしい言葉に」と頼み直したら、ぐっと配りやすい文になりました。夏の暑い時期なら、「暑い日が続きますが」「水分をこまめに」のような季節のひとことを添えてもらうと、体温のある文章になります。
<!-- FIGURE: 同じ内容を「かたい版／やわらかい版」で並べたトーン比較 -->手順4：抜けと角(かど)をチェックしてもらう
配ってから「あれが書いてなかった」と気づくのは避けたいところ。仕上げにAIへ点検を頼みます。
このお知らせ文を、受け取る人の立場で読んでください。
1. 分かりにくい・書き忘れがありそうな点
2. 人によっては角が立つ・負担に感じそうな言い回し
この2点を指摘してください。
たとえば「必ずご参加ください」のような強い言い方は、都合のつかない人には負担になります。AIに指摘させると、「ご都合がつくようでしたら」といった、参加を強制しないやわらかい表現に直す提案をしてくれます。誰も責めない・誰にも無理をさせない——地域のお知らせでいちばん大事なところを、客観的に見直せます。
そのまま使える夏の文例（回覧板・冒頭のひな型）
急ぎのときの下敷きに、冒頭部分の例を挙げておきます（日時・名称は必ず差し替えてください）。
【○○町内会】夏祭りのお知らせ 暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。 今年も下記のとおり夏祭りを開催します。ご近所お誘い合わせのうえ、ご都合がつけばお立ち寄りください。 ・日時：8月○日（土）17時〜20時（雨天順延） ・場所：○○公園 広場 ・その他：飲食の出店あり／参加無料
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が探しやすく、コピー用紙は箱買いのほうが割安になりがちです。まとめ
町内会・PTA・子ども会のお知らせ文づくりは、次の流れで肩の荷が下ります。
- 日時・場所・持ち物などを箇条書きでメモする
- AIに「誰向け・どんなトーン・どのくらいの長さ」を伝えて下書きさせる
- 地域に合わせてトーンを整える
- 抜けと、角が立つ言い回しを点検させる
- 事実（日時・場所・連絡先）は必ず自分で確かめる
役員の仕事は「文章を考えること」より「地域をつなぐこと」が本体のはずです。文章の下ごしらえをAIにまかせて、あなたの時間を人と会う側に回せます。
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