「この仕事、どういう流れでしたっけ？」と聞かれて、うまく説明できない。まず結論からお伝えします。業務フロー図づくりは、頭の中にある手順を一本の線に並べ直す作業です。やることを普段の言葉で書き出してAIに渡せば、ChatGPTやClaudeなどの生成AIが「工程」と「分岐（条件で道が分かれる所）」に整理してくれます。図そのものは作図ツールで仕上げる、という役割分担が現実的です。
<!-- FIGURE: 記事全体を表すアイキャッチ（箇条書きの手順メモが、AIの整理で工程と分岐のフロー図に組み変わる図） -->そもそもフロー図は「順番」と「分かれ道」でできている
フローチャートは難しそうに見えますが、中身はシンプルです。
- 工程（ステップ）：やること。「申請を受け取る」「内容を確認する」など
- 分岐（判断）：条件で道が分かれる所。「金額は5万円以上か？」など
- 開始と終了：どこから始まり、どこで終わるか
この3つを押さえるだけで、たいていの業務は図にできます。AIが得意なのは、ばらばらに書いた手順を、この「工程」と「分岐」に仕分けし直すことです。自分では当たり前すぎて飛ばしてしまう工程も、AIに整理させると「ここで確認が抜けていませんか」と拾ってくれることがあります。
<!-- FIGURE: フロー図の3要素（工程・分岐・開始/終了）の記号と役割の対応図 -->AIでフロー図のたたき台を作る3ステップ
- 手順を思いつくままに書き出す（順番も文体もばらばらでよい）
- 「工程と分岐に整理して」とAIに渡す
- 返ってきた流れを作図ツールで図にする（draw.io・Canva・PowerPointなど）
コピペで使える基本プロンプトはこちらです。
あなたは業務改善に詳しいアシスタントです。
次の作業手順を、フローチャートのたたき台に整理してください。
- 業務名：備品の購入申請
- いまの手順（思いつくまま）：
社員が申請フォームに書く。上司が見る。5万円以上は部長も見る。
経理が予算を確認する。問題なければ発注する。届いたら検収する。
お願い：
1. 「開始」から「終了」までの工程を順番に並べる
2. 条件で道が分かれる所は「分岐（はい／いいえ）」として明示する
3. 抜けていそうな確認や例外があれば「※要検討」として指摘する
4. 最後に、流れをMermaid記法（テキストで図を書く書き方）でも出力する
最後の「Mermaid記法」を頼むと、テキストのまま図の下書きが手に入ります。これを対応ツールに貼れば、線を引く手間なく形になります。細かな体裁は、あとから作図ツールで整えれば十分です。
<!-- FIGURE: AIに渡す3点（業務名・手順メモ・整理の指示）と、返ってくる工程＋分岐＋要検討の対応図 -->分岐（分かれ道）の書き方でつまずかないコツ
フロー図で迷子になりやすいのが分岐です。ここは書き方を少し工夫すると、AIの整理精度が上がります。
- 分岐は「はい／いいえ」で答えられる問いにする（例：「金額は5万円以上か？」）
- 一つの分岐で二つ以上のことを聞かない（「5万円以上で、かつ緊急か？」は分ける）
- 分かれたあとどこで合流するかまで指定する
たとえば「例外パターンも一緒に整理して」と添えると、通常ルートと例外ルートを分けて出してくれます。反対に、条件が複雑すぎるときは「まず正常系（うまくいく場合）だけ図にして」と頼み、例外は後回しにすると、全体像がつかみやすくなります。
実際に使ってみて感じたこと（一次情報）
筆者が請求処理の流れを図にしたとき、最初は手順を箇条書きで渡して「フロー図にして」とだけ頼みました。返ってきた流れは筋は通っていたものの、実際の業務にあった「差し戻し（内容に不備があれば申請者に戻す）」の工程が抜けていました。
そこで「不備があったときの戻り道も入れて」と一行足したところ、差し戻しから再申請への合流まで整理してくれました。所要時間は、たたき台までで10分ほど。自分では『言うまでもない』と飛ばしていた工程を、言葉にして渡すと図が実態に近づく、というのが実感です。AIは書いていない工程を勝手には知りません。逆に言えば、渡した情報の質がそのまま図の質になります。
一つ注意点があります。AIは、もっともらしい流れを作るのが得意なぶん、実在しない承認ルートを補ってしまうこと（ハルシネーション）もあります。担当者名・締切・金額・社内規程の条件は、図の上で「※要確認」の印を付け、最後は人が現場のルールと突き合わせて確定してください。
AIに渡す前に気をつけたいこと
- 社外秘や個人情報を含む手順はそのまま貼らない。取引先名や担当者は仮名に置き換える
- 完成した図をうのみにしない。実際にその流れで一度たどってみて、抜けや逆流がないか確かめる
- 記号の意味をそろえる。四角は工程、ひし形は分岐、と社内で統一しておくと共有しやすい
こうした「渡す前・仕上げのひと手間」を習慣にすると、フロー図は業務の共有や引き継ぎでそのまま使える資料になります。
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まとめ
- フロー図は「工程」「分岐」「開始と終了」の3つでできている
- AIには手順を普段の言葉で書き出して渡し、工程と分岐に整理させる
- 分岐は「はい／いいえ」の問いにし、合流先まで指定する
- 抜けや例外は「※要確認」で残し、固有名・数字・社内規程は人が確定する
頭の中の流れを、いったんAIに並べ替えてもらう。この一手間で、「なんとなくやっている仕事」が、人に渡せる形の図に変わっていきます。