会議のアジェンダ（次第）づくりをAIで｜時間配分と進行台本まで下ごしらえ

「なんとなく集まって、なんとなく終わる会議」を減らしたいなら、始まる前のアジェンダ（次第）づくりが効きます。結論から言うと、議題の洗い出し・時間配分・進行台本の下書きはAIに任せ、「何を決める会議か」と事実確認は人がやる——この分担で、準備の時間はぐっと短くなります。

大前提として、AIに会議の「目的」まで決めさせないでください。目的があいまいなままだと、AIはそれらしい議題を並べますが、当日ずれます。目的（この会議で何を決める／共有する／相談するのか）は主催者が一言で決め、それをAIに渡すところから始めます。本記事はアフィリエイトリンクを含みます（PR）。

まず「ゴール」を一文で書いてからAIに渡す

アジェンダがふくらむ原因の多くは、目的が定まっていないことです。だから最初にやるのは、AIを開くことではなく、ゴールを一文で書くことです。「新商品の告知方法を3案に絞る」「来月の当番表を確定する」のように、終わったときの状態を書きます。その一文をChatGPTやClaude、Geminiのような対話型生成AIに渡して、議題の候補を出してもらいます。

あなたは会議のファシリテーターです。
次の会議のアジェンダ（議題の候補）を作ってください。

- 会議の目的（ゴール）: 来期の展示会に出すか決める
- 参加者: 営業3名・企画1名・私（進行）
- 持ち時間: 45分

出してほしいもの:
1. 目的達成に必要な議題を、話す順番で3〜5個
2. 各議題の「この場で決めたいこと／共有だけでよいこと」の区別
3. 事前に配っておくと良い資料や数字（あれば）

ポイントは、議題ごとに「決める」か「共有だけ」かを分けさせることです。ここが混ざると、報告を聞いているうちに時間が溶けます。

時間配分は「持ち時間から逆算」させる

議題がそろったら、次は時間配分です。ここもAIが速いです。合計時間を先に伝え、そこから各議題へ割り振ってもらいます。

上の議題に、45分の持ち時間で時間配分を付けてください。
- 冒頭に「今日のゴール確認」2分、最後に「決定事項とToDoの確認」5分を必ず入れる
- 議論が要る議題は厚めに、共有だけの議題は薄く
- 表形式（議題／時間／この場のねらい）で

実際にやってみると、AIが出す配分は少し欲張りで、合計が持ち時間をはみ出すことがあります。そこは「盛りすぎです、共有の議題を各1分削ってください」と一度突き返すと整います。最初から完璧を求めず、たたき台を削る前提で使うのがコツです。

進行台本（話す言葉）まで下ごしらえする

慣れない進行役だと、切り出しの一言に詰まります。そこで、各議題の頭で言うセリフを下書きしておきます。

各議題の冒頭で進行役が言う一言を、話し言葉で下書きしてください。
- 「では次に〜について。今日はここまで決めたいです」の形
- 長引いたときに次へ促す一言も1パターン添える
- 高圧的にならない、やわらかいトーンで

前もって言葉があると、当日は画面のメモを見ながら落ち着いて回せます。before/afterで言えば、「えー、じゃあ次いきますか…」と濁っていた切り替えが、「ここまでで質問がなければ、次の当番表に進みます」と明確になります。

AIに任せない部分（ここは必ず人が）

下ごしらえは任せても、次の点は人が確認します。

• 数字・固有名・日程は裏取りする。AIが「たぶんこう」で埋めた数値はハルシネーションのことがあります。会議で配る資料の数字は、元データで数え直します。
• 社外秘・個人情報は無断で貼らない。参加者名や取引先名など機微な情報は、会社が許可した環境で扱い、心配なときは「A社」などの仮名に置き換えます。
• 決めるのは人。AIの議題案はあくまで叩き台です。優先順位や「今日は見送る」の判断は、その場の人が決めます。
• 終わりに決定事項とToDoを口頭で確認。ここを省くと、せっかくのアジェンダも「集まっただけ」に戻ります。

まとめ

会議のアジェンダづくりは、ゴールを一文で決めてからAIに議題・時間配分・進行台本を下書きさせ、数字と決定は人が握る——この順番を守るだけで、準備は短く、当日は迷いにくくなります。まずは次の会議で、目的の一文をAIに渡して議題を3つ出させるところから試してみてください。いつもの「なんとなく」が、少し輪郭を持ちます。

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