「値上げをお願いする文章だけは、何度書き直しても納得がいかない」——原価や送料が上がって価格を見直すとき、この一通に手が止まる人は多いはずです。結論から言うと、伝える順番を整えて、角の立つ言い回しを避けた下書きを作るのはAIが得意で、改定率・金額・実施時期といった事実の確定と、最終的な送信判断は人が持つ、という分担が失敗しにくい形です。この記事では、値上げ・価格改定のお知らせ文を角を立てずに整える手順を、相手別の文例とコピペプロンプト付きでまとめます。
<!-- FIGURE: 記事全体を表すアイキャッチ（改定の事実メモをAIに渡すと、感謝→改定内容→理由→お願い→結びの順に整った下書きになる流れ） -->まず結論：文面の下ごしらえはAI、金額と時期の確定は人
価格改定のお知らせでAIに任せられるのは、次のような構成と言い回しの調整です。
- ばらばらの事実（何を・いくら・いつから）を、読み手が納得しやすい順番に並べる
- きつく響く言葉をやわらげ、誠実だけれど言い訳がましくない表現に整える
- 取引先向け・一般のお客様向けなど、相手に合わせて数パターン出す
一方で、「改定率をいくつにするか」「いつから適用するか」「どの取引先に個別対応するか」という判断は人が担います。AIは自社の事情も相手との関係も知りません。あくまで、たたき台と言い回しの相棒として使うのが安全です。
角が立たないお知らせには「順番」がある
同じ内容でも、書く順番で受け取られ方が変わります。多くの場合、次の流れが読み手の心の動きに沿います。
- 日頃の感謝（取引・利用へのお礼を先に置く）
- 改定の事実（何を、いつから、どう変えるのかを短く正確に）
- 理由（原材料・物流費などの背景。相手のせいにしない）
- お願いと配慮（理解を願う一文。既存契約や移行期間への言及）
- 結び（今後も変わらぬ関係を願う一文）
ポイントは、理由を長々と書きすぎないことです。事情を並べるほど言い訳に聞こえます。事実を一度だけ、誠実に伝えるほうが伝わります。
AIに渡す前の下ごしらえ
いきなり「値上げの案内を書いて」と頼むと、当たり障りのないテンプレートが返ってくるだけです。次を先に用意すると精度が上がります。
- 改定の中身：対象の商品・サービス、現行と改定後の関係（「一部/全品」「〇%程度」など、社内で確定した事実）
- 実施時期：いつの受注・請求分から適用するのか
- 背景：値上げに至った主な要因（原材料・エネルギー・人件費・物流など、言える範囲で）
- 相手：長年の取引先か、一般のお客様か。関係性でトーンを変えます
固有情報の扱いにも注意します。取引先名や個別の金額など機微な情報は、許可された環境以外に入れないのが原則です。「A社」「対象商品X」と仮名に置き換えて、文面の型だけ作るのが安全です。
コピペで使えるプロンプト
そのまま使える指示文です。かっこ内を自社の事実に差し替えてください。
あなたはビジネス文書の作成を手伝うアシスタントです。
以下の条件で、取引先向けの「価格改定のお知らせ」文を作ってください。
# 事実（社内で確定済み）
- 対象：（例：一部の資材）
- 改定内容：（例：現行から見直し／具体率は伏せて「改定」と表現）
- 実施時期：（例：〇月〇日ご注文分から）
- 背景：（例：原材料と物流費の上昇）
- 相手：（例：長年お取引のある法人）
# お願い
- 順番は「感謝→改定内容→理由→お願い→結び」
- 誠実だが言い訳がましくないトーン。相手を責める表現は避ける
- 3パターン（かため／標準／やわらかめ）を出す
# 条件
- 事実にない数値や日付は補わず、（要確認）と明示する
- 「絶対」「必ず」などの断定は使わない
「かため／標準／やわらかめ」の3パターンを出させると、関係性に合わせて選べるので便利です。指示の書き方そのものに慣れておきたい人は、プロンプトの基本を押さえておくと、こうした細かい注文が通りやすくなります。
相手別に少しだけ変える
- 長年の取引先へ：感謝と、これまでの関係への言及を厚めに。可能なら移行期間や個別相談の窓口を添えます。
- 一般のお客様へ：簡潔さを優先。理由は一文で、改定後も選んでもらえる価値に軽く触れます。
- 社内の周知：対外文面とは別に、問い合わせが来たときの想定Q&Aを一緒に作らせておくと、現場が慌てません。
使ってみて分かったコツ（一次情報）
実際に、原材料の値上がりで送料を見直したときの案内文を Claude に下書きしてもらったところ、いちばん助かったのは「やわらかめ」の一文の言い換えでした。自分では「ご負担をおかけしますが」と書いていた箇所が、相手によってはかえって重く響くと気づき、「引き続きお役に立てるよう努めてまいります」という前向きな結びに寄せられたのです。所要時間は、事実メモを貼ってから5分ほどでした。整えること以上に、自分の言い回しのクセを外から見直せる点に価値がありました。
一方で、AIは指定していない改定率や日付を、それっぽく補ってくることがあります。ここを鵜呑みにすると事故のもとです。プロンプトで「事実にない数値は（要確認）と明示する」と釘を刺し、もっともらしい作り話（ハルシネーション）が本文に紛れないようにしておくのが安心です。断り文全般の整え方は断り・辞退のビジネスメールも参考になります。
注意：ここは人がやる
- 改定率・金額・実施時期の確定は人。AIの文面は、あくまで言い回しの下書きです。
- 送信前に、数字と日付と宛名を指差し確認する。ここだけは自分の目で見ます。
- 取引先名や個別条件は許可された環境以外に入れない。不安なら仮名化して型だけ作ります。
なお、本記事はアフィリエイトリンクを含みます（PR）。ビジネス文書の型や交渉の進め方そのものを体系的に学びたい人は、UdemyPR にビジネスライティングを扱う講座がそろっています。自分の職種に合うものを、無料プレビューで確かめてから選ぶとよいでしょう。
まとめ
価格改定のお知らせは、「感謝→改定内容→理由→お願い→結び」の順番を守り、角の立つ言い回しをAIに整えてもらうと、書き出しの重さがぐっと軽くなります。まずは社内で確定した事実だけをメモにして、仮名のまま3パターン出させてみてください。きれいにまとめること以上に、相手を責めない誠実な一通に整えることが、この使い方のいちばんの狙いです。